يبين المخطط المرفق الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي للدائرة الادارية والذي يتألف من الاقسام أدناه :
المدير الاداري .
رئيس الديوان .
رئيس شؤون الموظفين .
سكرتير الرئيس.
مدير مكتب الرئيس.
سكرتير المجلس البلدي. الوحدة القانونية .
مهام ووجبات المدير الاداري
تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه.
وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد .
تهئية الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد .
الاشراف على اعمال ديوان البلديه وسكرتير المجلس البلدي وسكرتير الرئيس ومتابعة المراسلات والبريد الداخلي والخارجي .
متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر .
متابعة اجازات ومغادرات الموظفين .
الاشراف على قسم الحاسوب بعمل البرامج التي تحتاجها اجهزة الكمبيوتر بالبلدية والمحكمة والمناطق .
الاشراف على جميع معملات البلدية الوارد + الصادر والكتب ومتابعتها .
الاشراف على اعمال قسم اللوازم والعطاءات والمشتريات بدقه .
توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة .
مهام وواجبات رئيس الديوان
تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه.
وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد
تهئية الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد .
الاشراف على اعمال ديوان البلديه ومتابعة المراسلات والبريد .
متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر .
متابعة اجازات ومغادرات الموظفين .
الاشراف على جميع معملات البلدية الوارد ة+ الصادر ة.
توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة .
متبعة أعمال المقسم بشكل جيد ليتم الاتصال بالبلدية بسهولة لحل مشكـــــلات المواطن .
الاشراف على اعمال المراسلين في الدائره .
أ- اعمال الوارد:
استقبال جميع الاوراق الواردة للبلدية (طلبات مواطنين + بريد وارد من جهات رسميه وتسجيلها على سجلات الديوان (الوارد).
تنظيم سجلات بالبريد الوارد وتوزيعها الى الجهات المعنية حسب الاصول.
متابعة الاوراق الواردة للبلدية التي تم توزيعها ليتم ارجاعها للديوان والعمل على تسديدها وحفظها بالملفات المخصصة لذلك .
ب- اعمال الصادر :
العمل على تسجيل وتصدير جميع الكتب الصادرة في سجلات البلدية .
ارسال نسخة الصادر الاساسية الى الجهات المعنية بعد تنظيم كشوفات بريدية بها .
حفظ نسخ الديوان من كل كتاب صادر بما فيها نسخة للملف العام .
توزيع جميع نسخ البلدية من الكتب الصادرة بعد تسجيلها في السجل المخصص كي يتم استلامها من قبل أقسام البلدية حسب الاصول .
سكرتير الرئيس
مهام وواجبات سكرتير رئيس البلدية :
تنظيم المواعيد والارتباطات الرسميه المتعلقة بالرئيس والتذكير بها .
استقبال المراجعين وابلاغ الرئيس بذلك .
تلقي المكالمات الهاتفية الخاصة بالرئيس وتحويلها إليه .
تنظيم المعاملات الواردة إلى الرئيس وإعادتها إلى المدير الإداري أو المدير المختص بعد إجراء اللازم عليها .
كتابة بعض مسودات الكتب التي يطلبها الرئيس .
متابعة القضايا التي يكلف بها الرئيس .
القيام بأعمال أخرى ذات علاقة يكلف بها .
سكرتير المجلس البلدية
مهام وواجبات سكرتير المجلس البلدي :
إعداد جدول أعمال جلسات المجلس البلدي بتوجيه من الرئيس وتزويـد أعضاء المجلس بهذا الجدول وأوراق العمل المقدمة إليه قبل مواعيد الجلسات.
حضور اجتماعات المجلس البلدي وتدوين وقائــع الاجتماعــــات والقـــرارات والتوصيات التي تتخذ فسجل خاص وتوقيع السجل من الرئيس وأعضاء المجلس البلدي .
إبلاغ قرارات وتوصيات المجلس البلدي إلى الجهات المعنية ومتابعة تنفيذها ثم تقديم تقرير عن مراحل التنفيذ إلى رئيس البلدية .
القيام بأعمال سكرتير لجنةالعطاءات في البلدية ومتابعة ما يتعلق بذلك .
متابعة دعوات اعضاء المجلس البلدي والإشراف على توزيعها .
مدير مكتب الرئيس
مهام وواجبات مدير مكتب الرئيس :
يناط بمدير المكتب المهتم والواجبات التالية :
إدارة شؤون الدائرة طبقاً للقوانين والأنظمة والتعليمات الصادرة وذلك ضمن الخطوط العريضة لخطة عمل البلدية وتوفير المناخ المناسب للعمل وتوجيه رؤساء الأقسام وموظفي الدائرة لضمان قيامهم بواجباتهم بكفاية وفعالية .
التنسيب للرئيس بالخطط والبرامج اللازمة لتحقيق أهداف الدائرة وتنسيق أعمالها مع أعمال الدوائر الأخرى .
عقد الاجتماعات الدورية لموظفي الدائرة ومنها اجتماعات لجنة الدائرة ووضع الآلية المناسبة لتنفيذ الخطط والبرامج المنوي تنفيذها من قبل الدائرة .
تهيئة الظروف الطبيعية الملائمة لسير العمل كالإضاءة والتهوية والهدوء وترتيب المكاتب والمحافظة على موجودات الدائرة من إجهزة ومعدات وأثاث وملفات ولوازم والاهتمام بمتابعة تجديدها وصيانتها .
الاشراف على حسن تطبيق الوصف الوظيفي لكافة العاملين ومتابعة تنفيذ هذا الوصف بكل دقة
اعداد التقارير الدوريه الشهريه عن سير العمل ومنجزات الدائره واحتياجاتها والمشكلات التي تواجهها والاقتراحات الكفيله بحلها ورفع هذه التقارير الى الرئيس
متابعة التطورات والاتجاهات الحديثه المتصله بأعمال البلديه بوجه عام وبدائرته بشكل خاص للأستفاده منها في رفع مسوى الاداء في الدائره
استقبال جميع المعاملات الوارده الى الرئيس وتنظيمها وتدقيقها تمهيداً لعرضها على الرئيس
تنسيق العمل بين أجهزة البلديه المختلفه
حضور الاجتماعات الخاصه برئيس البلديه مع موظفي البلديه ولجانهـــا وتدوين القرارات والتواصي ومتابعتها وإبلاغ الرئيس بنتائجها
العمل كضابط ارتباط مع منظمة المدن العربيه ومنظمة العواصم والمدن الاسلاميه معها بما يساهم برفع سوية هذه العلاقات وتعزيزها
مرافقة الرئيس في زياراته الداخلية والخارجية وكتابة التقارير اللازمة ومتابعة تنفيذها .
متابعة التعليمات والقرارات الصادرة عن رئيس البلدية .
متابة تنفيذ القرارات الصادرة عن المجلس البلدي واللجنــــة اللوائيـــــة للتنظيم والأبنية .
القيام بأي أعمال أخرى ذات علاقة يكلف بها من قبل رئيس البلدية .