الدائرة الادارية

الدائرة الادارية

الهيكل التنظيمي للدائرة :

1 . الهيكل التنظيمي :

يبين المخطط المرفق الهيكل التنظيمي والوصف الوظيفي للدائرة الادارية والذي يتألف من الاقسام أدناه :

  1. المدير الاداري .
  2. رئيس الديوان .
  3. رئيس شؤون الموظفين .
  4. سكرتير الرئيس.
  5. مدير مكتب الرئيس.
  6. سكرتير المجلس البلدي.
  7. الوحدة القانونية .

مهام ووجبات المدير الاداري

  1. تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه.
  2. وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد .
  3. تهئية الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد .
  4. الاشراف على اعمال ديوان البلديه وسكرتير المجلس البلدي وسكرتير الرئيس ومتابعة المراسلات والبريد الداخلي والخارجي .
  5. متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر .
  6. متابعة اجازات ومغادرات الموظفين .
  7. الاشراف على قسم الحاسوب بعمل البرامج التي تحتاجها اجهزة الكمبيوتر بالبلدية والمحكمة والمناطق .
  8. الاشراف على جميع معملات البلدية الوارد + الصادر والكتب ومتابعتها .
  9. الاشراف على اعمال قسم اللوازم والعطاءات والمشتريات بدقه .
  10. توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة .

مهام وواجبات رئيس الديوان

1- تنسيق العمل بين اجهزة البلدية والمناطق المختلفه. 2- وضع خطة شاملة لاحتياجات البلديه من القوى البشريه وتوزيعها بشكل جيد 3- تهئية الظروف الطبيعيه الملائمه لسير العمل بشكل جيد . 4- الاشراف على اعمال ديوان البلديه ومتابعة المراسلات والبريد . 5- متابعة دوام الموظفين من الساعة الثامنه صباحاً وحتى الساعة الثانيه بعد الظهر . 6- متابعة اجازات ومغادرات الموظفين . 7- الاشراف على جميع معملات البلدية الوارد ة+ الصادر ة. 8- توزيع الطباعة على الطابعات وتدقيق الكتب قبل ارسالها للدائرة المختصة . 9- متبعة أعمال المقسم بشكل جيد ليتم الاتصال بالبلدية بسهولة لحل مشكـــــلات المواطن . 1.- الاشراف على اعمال المراسلين في الدائره .

أ‌- اعمال الوارد: -

1- استقبال جميع الاوراق الواردة للبلدية (طلبات مواطنين + بريد وارد من جهات رسميه وتسجيلها على سجلات الديوان (الوارد). 2- تنظيم سجلات بالبريد الوارد وتوزيعها الى الجهات المعنية حسب الاصول. 3- متابعة الاوراق الواردة للبلدية التي تم توزيعها ليتم ارجاعها للديوان والعمل على تسديدها وحفظها بالملفات المخصصة لذلك .

ب‌- اعمال الصادر :

1- العمل على تسجيل وتصدير جميع الكتب الصادرة في سجلات البلدية . 2- ارسال نسخة الصادر الاساسية الى الجهات المعنية بعد تنظيم كشوفات بريدية بها . 3- حفظ نسخ الديوان من كل كتاب صادر بما فيها نسخة للملف العام . 4- توزيع جميع نسخ البلدية من الكتب الصادرة بعد تسجيلها في السجل المخصص كي يتم استلامها من قبل أقسام البلدية حسب الاصول .

سكرتير الرئيس

مهام وواجبات سكرتير رئيس البلدية :

1- تنظيم المواعيد والارتباطات الرسميه المتعلقة بالرئيس والتذكير بها . 2- استقبال المراجعين وابلاغ الرئيس بذلك . 3- تلقي المكالمات الهاتفية الخاصة بالرئيس وتحويلها إليه . 4- تنظيم المعاملات الواردة إلى الرئيس وإعادتها إلى المدير الإداري أو المدير المختص بعد إجراء اللازم عليها . 5- كتابة بعض مسودات الكتب التي يطلبها الرئيس . 6- متابعة القضايا التي يكلف بها الرئيس . 7- القيام بأعمال أخرى ذات علاقة يكلف بها .

سكرتير المجلس البلدية

مهام وواجبات سكرتير المجلس البلدي :

1- إعداد جدول أعمال جلسات المجلس البلدي بتوجيه من الرئيس وتزويـد أعضاء المجلس بهذا الجدول وأوراق العمل المقدمة إليه قبل مواعيد الجلسات. 2- حضور اجتماعات المجلس البلدي وتدوين وقائــع الاجتماعــــات والقـــرارات والتوصيات التي تتخذ فسجل خاص وتوقيع السجل من الرئيس وأعضاء المجلس البلدي . 3- إبلاغ قرارات وتوصيات المجلس البلدي إلى الجهات المعنية ومتابعة تنفيذها ثم تقديم تقرير عن مراحل التنفيذ إلى رئيس البلدية . 4- القيام بأعمال سكرتير لجنةالعطاءات في البلدية ومتابعة ما يتعلق بذلك . 5- متابعة دعوات اعضاء المجلس البلدي والإشراف على توزيعها .

مدير مكتب الرئيس

مهام وواجبات مدير مكتب الرئيس :

يناط بمدير المكتب المهتم والواجبات التالية :

1- إدارة شؤون الدائرة طبقاً للقوانين والأنظمة والتعليمات الصادرة وذلك ضمن الخطوط العريضة لخطة عمل البلدية وتوفير المناخ المناسب للعمل وتوجيه رؤساء الأقسام وموظفي الدائرة لضمان قيامهم بواجباتهم بكفاية وفعالية . 2- التنسيب للرئيس بالخطط والبرامج اللازمة لتحقيق أهداف الدائرة وتنسيق أعمالها مع أعمال الدوائر الأخرى . 3- عقد الاجتماعات الدورية لموظفي الدائرة ومنها اجتماعات لجنة الدائرة ووضع الآلية المناسبة لتنفيذ الخطط والبرامج المنوي تنفيذها من قبل الدائرة . 4- تهيئة الظروف الطبيعية الملائمة لسير العمل كالإضاءة والتهوية والهدوء وترتيب المكاتب والمحافظة على موجودات الدائرة من إجهزة ومعدات وأثاث وملفات ولوازم والاهتمام بمتابعة تجديدها وصيانتها . 5- الاشراف على حسن تطبيق الوصف الوظيفي لكافة العاملين ومتابعة تنفيذ هذا الوصف بكل دقة 6- اعداد التقارير الدوريه الشهريه عن سير العمل ومنجزات الدائره واحتياجاتها والمشكلات التي تواجهها والاقتراحات الكفيله بحلها ورفع هذه التقارير الى الرئيس 0 7- متابعة التطورات والاتجاهات الحديثه المتصله بأعمال البلديه بوجه عام وبدائرته بشكل خاص للأستفاده منها في رفع مسوى الاداء في الدائره
8- استقبال جميع المعاملات الوارده الى الرئيس وتنظيمها وتدقيقها تمهيداً لعرضها على الرئيس 9- تنسيق العمل بين أجهزة البلديه المختلفه 10- حضور الاجتماعات الخاصه برئيس البلديه مع موظفي البلديه ولجانهـــا وتدوين القرارات والتواصي ومتابعتها وإبلاغ الرئيس بنتائجها 11- العمل كضابط ارتباط مع منظمة المدن العربيه ومنظمة العواصم والمدن الاسلاميه معها بما يساهم برفع سوية هذه العلاقات وتعزيزها 12- مرافقة الرئيس في زياراته الداخلية والخارجية وكتابة التقارير اللازمة ومتابعة تنفيذها . 13- متابعة التعليمات والقرارات الصادرة عن رئيس البلدية . 14- متابة تنفيذ القرارات الصادرة عن المجلس البلدي واللجنــــة اللوائيـــــة للتنظيم والأبنية . 15- القيام بأي أعمال أخرى ذات علاقة يكلف بها من قبل رئيس البلدية .